Företag eller organisation har krav på sig att spara allt bokföringsmaterial. Det är styrelsen som är ansvarig för att materialet sparas tryggt och säkert.
Den 1:a januari 2011 ändrades arkiveringsreglerna i bokföringslagen. Numera räcker det att man sparar räkenskapsinformation i 7 år istället för de 10 år som gällde tidigare.
Räkenskapsinformationen skall finnas tillgänglig i 7 obrutna år efter räkenskapsårets utgång.
Observera dock att bokföringslagens arkiveringstid endast gäller räkenskaps-information där det inte finns någon annan regel som tar över. Generellt måste företagen ta hänsyn till preskriptionslagen som anger en tioårig preskriptionstid, om annat inte har avtalats.
Räkenskapsinformation utgörs av t.ex. öppningsbalansräkning, bokföring, verifikationer, systemdokumentation, behandlingshistorik, bokslutsbilagor, årsbokslut, årsredovisning med mera.
Räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär för ett företag med räkenskapsår 1/7-30/6 att räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år och 6 månader. Bestämmelser om hur lång tid bokföringen måste sparas finns i 7 kap. bokföringslagen.