Frågor & Svar

1§ Räkneskapsinformation skall bevaras i

• Vanlig läsbar form (dokumenr), eller
• Mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälp, eller
• Annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (maskinläsbart medium) och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 1 eller 2.

2§ Tid och Plats för Förvaring:

• Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation skall vara varaktiga och lättåtkomliga. De skall bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. De skall förvaras i Sverige, i ordnat skick på betryggande och överskådligt sätt.

Det beror på om det är en enskild firma, ett handelsbolag eller ett aktiebolag och på anledningen till att bolaget upphört. Mer information finns i kapitel 8 i BFN:s vägledning.

Det är inte möjligt att svara generellt på en sådan fråga. Om en följesedel ska ingå i en verifikation, och därmed sparas, beror på vad fakturan respektive följesedeln innehåller för information. Läs mer i kapitel 5 i BFN:s vägledning.

Den elektroniska fakturan får överföras till dokument i vanlig läsbar form men det elektroniska dokumentet får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Bestämmelsen finns i 7 kap. 6 § bokföringslagen.

Enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen får räkenskapsinformation föras över från ett material (t.ex. papper) till ett annat (t.ex. ett maskinläsbart medium). Det är alltså möjligt att genom skanning överföra den i pappersform mottagna räkenskapsinformationen till elektronisk form. Den mottagna handlingen (pappersdokumentet) får dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Både bokföringssystem och räkenskapsinformation i elektronisk form får under vissa förutsättningar förvaras utanför Sveriges gränser. Kravet är att den bokföringsskyldige meddelar Skatteverket (eller för finansiella företag Finansinspektionen) var lagringsplatsen finns, att informationen omedelbart kan skrivas ut i Sverige och att Skatteverket eller Tullverket på begäran kan ges omedelbar elektronisk åtkomst till informationen under hela arkiveringstiden. Om lagringsplatsen finns i ett land utanför EU ställs ytterligare krav.

Verifikationer i pappersform får däremot endast tillfälligt föras ut ur Sverige, t.ex. för att bokföras, men måste i så fall återföras till Sverige så snart arbetet med den redovisningsperiod i vilken verifikationerna har bokförts är avslutat. Under vissa förutsättningar får verifikationerna förvaras utomlands under tre månader. För annan räkenskapsinformation i pappersform än verifikationer finns ingen möjlighet till förvaring utomlands.

Mer information om arkivering utomlands finns i kapitel 8 i BFN:s vägledning.

Kundfakturor ska, i likhet med all räkenskapsinformation företaget upprättar, bevaras i det skick de fick när de sammanställdes. Räkenskapsinformationen anses sammanställd när den fått den form i vilken den är avsedd att presenteras i företaget. Ett företag som både upprättar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i elektronisk form. Om företaget upprättar kundfakturorna elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring, ska fakturorna sparas i pappersform. Det är företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas och inte i vilken form kunden får den.

Mer information om räkenskapsinformation och hur den ska sparas finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning.

Företag eller organisation har krav på sig att spara allt bokföringsmaterial. Det är styrelsen som är ansvarig för att materialet sparas tryggt och säkert.

Den 1:a januari 2011 ändrades arkiveringsreglerna i bokföringslagen. Numera räcker det att man sparar räkenskapsinformation i 7 år istället för de 10 år som gällde tidigare.

Räkenskapsinformationen skall finnas tillgänglig i 7 obrutna år efter räkenskapsårets utgång.

Observera dock att bokföringslagens arkiveringstid endast gäller räkenskaps-information där det inte finns någon annan regel som tar över. Generellt måste företagen ta hänsyn till preskriptionslagen som anger en tioårig preskriptionstid, om annat inte har avtalats.

Räkenskapsinformation utgörs av t.ex. öppningsbalansräkning, bokföring, verifikationer, systemdokumentation, behandlingshistorik, bokslutsbilagor, årsbokslut, årsredovisning med mera.

Räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär för ett företag med räkenskapsår 1/7-30/6 att räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år och 6 månader. Bestämmelser om hur lång tid bokföringen måste sparas finns i 7 kap. bokföringslagen.